Informationspaket för organisationer som ansvararför ERUF-projekt
1 Inledning
Under strukturfondsperioden 2007-2013 kan finansiering för ERUF-projekt sökas via EURA2007 som är ett gemensamt administrationssystem för strukturfondsprogrammen. Via systemet sköts i fortsättningen även bl.a. leveransen av projektbeslutet, utbetalningsansökningar, uppföljningsblanketter och slutrapporten. Utöver den elektroniska projektansökningen skall sökanden också skicka en undertecknad pappersversion till finansiären.
Om det i projektet ingår flera parter, skall den sökande meddela övriga parter i projektet om Närings-, trafik- och miljöcentralen i Södra Österbottens beslut om finansiering. Om projektet inte inleds enligt planen, bör sökanden meddela detta till ELY-centralen i Södra Österbotten.
Då projektet inleds skall den sökande parten ordna ett inledande möte, där man tillsammans med den finansierande myndigheten går igenom frågor som bl.a. har att göra med projektets administration, ekonomi och uppföljning. Dessa frågor kan också behandlas under styrgruppens första sammanträde.
Till början av sidan 2 Projektets administration
2.1 Sökanden
Den som har det slutliga ansvaret för projektet är den sökande parten, som svarar för projektets resultat och ekonomi. Sökanden skall ha den likviditet som behövs i projektet, så att åtgärderna kan genomföras på ett ändamålsenligt sätt. Personalen som behövs har ett arbets- eller tjänsteförhållande till den sökande parten. Projektpersonalen skall vara medveten om sitt ansvar i projektet och sitt ansvar gentemot organisationens administration. Om hela organisationens kunnande kan användas i projektet, är detta till nytta för projektet. Projektets officiella papper kan skrivas under endast av en sådan person, som har den sökande partens namnteckningsrätt.
2.2 Styrgruppen
För styrningen och uppföljningen av ett utvecklingsprojekt bör en styrgrupp bildas och styrgruppens sammansättning skall definieras i projektansökan. I styrgruppen bör också finnas en representant för den finansierande myndigheten som expertmedlem. Då projektet har inletts skall den genomförande organisation (= den som beviljats stöd) fatta ett skriftligt beslut om tillsättandet av en styrgrupp. I beslutet skall även utnämnas gruppens medlemmar och suppleanter. Beslutet sänds för kännedom till den myndighet som finansierar projektet. Gruppen kan senare kompletteras. Den finansierande myndighetens representant kan inte fungera som ordförande för styrgruppen. Det rekommenderas också att ordföranden inte kommer från den genomförande organisationen.
Styrgruppens uppgift är att följa upp, styra och övervaka verksamheten inom projektet och användningen av finansieringen. Det bör föras protokoll över styrgruppens sammanträden. Protokollen bör ha löpande numrering och de skall undertecknas. Tidpunkten för och ärendena som behandlas på styrgruppens möten bör man komma överens om med finansiärerna minst två veckor före mötet. Möteshandlingarna skall i regel skickas ut till gruppens medlemmar på förhand.
Styrgruppen har inte rättsligt ansvar för genomförandet av projektet och användningen av stödmedlen, utan ansvaret ligger hos den sökande parten. Styrgruppens medlemmar använder sig i styrgruppsarbetet av den beslutanderätt som de fått av den organisation de representerar. Om de ärenden som behandlas överskrider representanternas beslutanderätt, skall ärendena godkännas i de beslutsfattande organen i organisationerna som representeras i styrgruppen. Fastän styrgruppen inte har juridisk beslutanderätt, fungerar den trots allt som ett viktigt samarbetsforum. Det är bra om alla de stora linjedragningarna i projektet går via styrgruppen.
I regel utbetalas inte mötesarvode åt styrgruppens medlemmar. Dock när det gäller personer som inte å tjänstens eller befattningens vägnar har utnämnts till uppgiften, är det möjligt att betala ut arvode för deltagande i möten i enlighet med statens eller kommunens aktuella regler.
2.3 Projektchefen
En ansvarig person/projektchef skall utnämnas för projektet. Personen bör vara en expert på de ärenden som behandlas i projektet, ha samarbets- och förhandlingsförmåga, vara fördomsfri, villig att lära sig och flexibel i sitt arbetssätt. Ledaren skall känna till principerna för projektarbete och kunna hantera ekonomiärenden.
Om det är frågan om ett arbete eller en tjänst på heltid som pågår i över ett år, skall projektledarens eller den projektanställdas befattning vara offentligt lediganslagen på ett sätt som motsvarar projektets omfattning. Situationen är den samma oberoende om tiden gäller ett förordnande på över ett år eller flera visstidsförordnanden, vars sammanlagda tid blir över ett år.
2.4 Projektgrupper
Som stöd för projektledaren kan styrgruppen utnämna en eller flera projektgrupper. Projektgruppen fungerar som hjälp för projektledaren när det gäller att genomföra den praktiska verksamhetsplanen som styrgruppen godkänt och när den kommande verksamheten planeras. Särskilt vore det till nytta för projektet att de som drar nytta av projektet är med i gruppen.
Till början av sidan 3 Bokföring
Den sökande skall hålla en separat bokföring eller bokföringsindelning över projektets kostnader så att projektets inkomster och utgifter kan verifieras genom bokföringsnoteringar och verifikat. Enligt bokföringslagen (1336/1997) är man skyldig att föra bok. Om understödstagaren enligt bokföringslagen inte är skyldig att föra bokföring, och det inte i någon annan lag särskilt sägs hur bokföringen skall ske, bör man i detta fall i projektets bokföring i tillämpliga delar följa bokföringslagens principer. De ursprungliga verifikaten som gäller genomförandet av projektet bör uppbevaras så att de utan svårighet kan kontrolleras. Alla handlingar skall dokumenteras så att deras koppling till projektet är klar och tydlig. Bokföringsmaterialet skall uppbevaras fram till slutet av 2020.
Till början av sidan 4 Utbetalning
Utbetalningen av beviljat stöd bör ansökas via EURA2007-systemet. Till utbetalningsansökan bifogas ett undertecknat utdrag ur bokföringen och vid behov ett utdrag ur timbokföringen. Den sista utbetalningsansökningen skall göras inom fyra (4) månader från att projektet avslutats. Stödet utbetalas enligt de verkliga och godkända kostnaderna som uppstått enligt den godkända kostnadsberäkningen.
Till den sista utbetalningsansökningen bör alltid bifogas en utredning över hur projektet genomförts, över kostnader och användningen av anslagen, slutrapporten och revisorns utlåtande. När det gäller kommuner, samkommuner eller församlingar räcker det med underskrift av den person som ansvarar för bokföringen och ekonomin.
Revisionsberättelsen som ges av revisorn bör innehålla följande punkter:
- identifiering av objektet för revisionen och revisionssätt
- är utgifterna som presenterats i utbetalningsansökningarna projektets utgifter, har de betalts och bokförts?
- hur har mervärdesskatten hanterats i projektet?
- har projektet följt villkoren i beslutet?
- datum och underskrift
Till början av sidan 5 Godtagbara kostnader
Projektets kostnader är godtagbara efter att den undertecknade projektansökningen har tillställts den finansierande myndigheten.
Stödet kan användas till kostnader som godkänts på basis av kostnadsberäkningen som har uppstått under tiden för genomförandet som godkänts i finansieringsbeslutet och som faktiskt har betalats av den som beviljats stöd. Sådana är löne- och resekostnader, utgifter för experttjänster, övriga kostnader med direkt anknytning till projektet och anskaffningskostnader för maskiner och utrustning som är nödvändiga för utvecklingsverksamheten och som presenterats i ansökan. Alla anskaffningar som görs i projektet (köp- och experttjänster, maskiner, utrustning, föremål) skall utsättas för anbudstävlan enligt lagen om offentlig upphandling (348/2007). De utgifter som betalats av sökanden skall bevisas genom kvitton eller bokföringsverifikat till motsvarande värde.
Särskilt bör beaktas att godtagbara kostnader är endast de kostnader och kostnadsslag som specificerats i ansökan!
5.1 Mervärdesskatt (moms)
Moms-andelar godkänns endast i det fall att sökanden är den slutliga betalaren av momsen. För moms, som sökanden får tillbaka eller som på annat sätt ersätts, täcks inte av stödet och strukturfonderna kan därför inte delfinansiera den. De projektanskaffningar som kommunerna gör kan ha att göra med deras momspliktiga affärsverksamhet eller den egentliga administrativa verksamheten, d.v.s. myndighetsverksamheten. Om anskaffningen har att göra med den administrativa verksamheten, är skatten en slutlig kostnad och därmed en stödberättigad utgift.
5.2. Lönekostnader och lönebikostnader
Lönebikostnaderna får endast bestå av lagstadgade kostnader. Om en persons arbetstid endast delvis används till projektet, är endast denna del en godtagbar kostnad för projektet. Personer med delad arbetstid skall föra timbokföring, i vilken det bör komma fram personens helhetsarbetstid för att försäkra att arbetsinsatsen inte ersätts flera gånger. När det gäller personalkostnader skall det i projektplanen uppges titel, antalet personmånader enligt titel och räknegrunden för lönebikostnader, inklusive lön under semesterperioden och semesterpenning. Om lönen under semesterperioden och semesterpenningen inte kan betalas under den tid då projektet pågår, skall denna utgift allokeras till allmänna kostnader. Projektet kan betala lön åt en tjänsteman i det fall att tjänstemannen är tjänstledig från sitt egentliga arbete och en vikarie anställs för tjänstemannens egentliga arbete.
5.3. Offentlig upphandling och konkurrensutsättning
När det gäller offentlig upphandling skall lagen om offentlig upphandling (348/2007) följas. Som en upphandlande enhet med skyldighet att konkurrensutsätta sin upphandling ses vilken enhet som helst som fått offentligt stöd för minst hälften av upphandlingens värde förutsatt att stödet överskrider det nationella tröskelvärdet (30 000 €). Även projekt som underskrider detta tröskelvärde måste konkurrensutsättas och ett tillräckligt antal offerter måste begäras för att kunna bedöma upphandlingsprisernas skälighet. Om upphandlingen är mindre än 2000 € anses det vara frågan om en liten anskaffning och i detta fall räcker det med att anbud begärs per telefon och en PM skrivs över de svar man fått. I anskaffningar med större värde bör förfarandet basera sig på ett tillräckligt antal anbudsförfrågningar. Det bör alltid bes om anbud från åtminstone 3-5 leverantörer och både anbudsförfrågan och val skall motiveras och dokumenteras. När det gäller små anskaffningar kan priser begäras t.ex. per telefon och samtidigt skriva upp datum, företag och priser i en PM. Konkurrensutsättningen av små anskaffningar kan lätt dokumenteras om den utförs via e-post.
- bilaga 4: Instruktioner för konkurrensutsättning
5.3.1. Expertarvoden och övrig underleverantörsverksamhet
Den ansvariga parten kan låta en tredje part utföra uppgifter som ingår i projektet. I detta fall är beställaren ansvarig för den tredje partens arbete, som omfattas av samma regler som det egentliga EU-projektet. Granskningen kan också riktas mot projektets underleverantörer. Även expertarbete som anskaffas som köptjänst skall utsättas för anbudstävlan enligt lagen om offentlig upphandling (1505/1992).
5.3.2. Anskaffning av maskiner och utrustning
Anskaffningen av maskiner och utrustning kan som mest stå för hälften av de godkända utgifterna i ett utvecklingsprojekt. Om utrustningens och maskinernas livslängd är längre än projekttiden, rekommenderas att utrustningen hellre hyrs än köps eller att avskrivningarna på utrustningen skrivs som projektets utgifter. Om maskiner och utrustning anskaffas med projektfinansiering, bör de säljas innan projektet avslutas och inkomsten skall bokföras som inkomst på projektet. Med finansiären bör på förhand diskuteras och beslutas om anskaffningar och i vems ägo anskaffningarna kommer att bli efter att projektet avslutas. För anskaffningen av maskiner och utrustning skall i första hand användas tekniskt stöd.
5.4 Resekostnader
Endast resekostnader som är nödvändiga för genomförandet av projektet är godtagbara kostnader. Resekostnaderna som ingår i projektet är stödberättigade endast om de ingått i ansökan om stöd och i den godkända projektplanen. Resekostnaderna är godtagbara endast då de uppstått p.g.a. det praktiska verkställandet av projektet (t.ex. styr- och projektgruppens möten) eller om projektet med hjälp av resan får nödvändig information som inte annars kunde fås. Resekostnaderna ersätts enligt bakgrundsorganisationens praxis eller enligt kommunernas reseregler. En utlandsresa kan anses stödberättigad endast om speciellt vägande skäl för resan presenteras.
5.5 Kontors- och hyreskostnader
Indirekta kostnader som gäller projektet, såsom kopieringskostnader, elräkningar, telefon- och teletrafikavgifter, är godtagbara kostnader då de direkt orsakas av projektet. För att skriva indirekta kostnader på projektet måste det finnas klara uträkningsgrunder (t.ex. kvadratmeterhyran som hyran baserar sig på). Att endast presentera en koefficient eller en procentandel är inte ett tillräckligt prov på utgifterna. I projektplanen skall hyresutgifternas innehåll och varaktighet specificeras.
5.6 Övriga utgifter
Övriga utgifter är till exempel utgifter som uppstått p.g.a. informationsverksamhet, styrgruppens kostnader (bl.a. mötesarvoden och kaffeservering) och materialkostnader. I projektplanen skall de övriga utgifterna specificeras.
5.7 Naturaprestationer
I projektbeslutet kan användningen av naturaprestationer godkännas. Som naturaprestationer anses följande:
- talkoarbete
- yrkesarbete som görs utan ersättning
- donationer, d.v.s. produktionsinsatser som överlåts utan ersättning
Kostnader föranledda av projektplanering, ledning, deltagande i möten eller administration och styrgruppsarbete kan inte räknas som talkoarbete.
Naturaprestationerna skall vara motiverade på basis av projektets innehåll eller de mål som ställts för projektet. Värdet för det talkoarbete som godkänts i finansieringsplanen noteras i de helhetskostnader som godkänts för projektet då stödets summa räknas ut. Talkoarbetets andel kan utgöra högst 50 % av projektets självfinansieringsdel. För talkoarbetet skall alltid föras personlig dagbok, där bl.a. arbetets mängd, kvalitet, värde och tidpunkt framgår. När det gäller yrkesarbete tar man hänsyn till högst de kostnader som den som överlåter tjänsten har haft eller enligt den lön som betalas för motsvarande arbete. Talkoarbetet noteras i utbetalningsskedet endast om en godkänd timbokföring för arbetstiden finns. Den finansieringsdel som finansieras på annat sätt än med pengar skall alltid objektivt kunna konstateras och kontrolleras. Värdet på de produktionsinsatser som överlåts utan ersättning definieras alltid enligt marknadsvärdet.
Värdet på talkoarbetet definieras enligt följande:
- talkoarbete 10 €/h
- traktorarbete 30 €/h (inkl. personarbetstimme 10 €/h + maskinkostnad 20 €/h)
OBS! Det är bra att försäkra talkoarbetarna för eventuella skador och olyckor.
Till början av sidan 6 Utgifter som inte är godtagbara eller som godkänns i begränsad omfattning
Utgifter som inte är godtagbara är bl.a. utgifter som uppstått innan ansökan lämnats in, representationskostnader, investeringskostnader i utvecklingsprojekt, moms som returneras, tjänstemäns löner (se nedan), allmänna kostnader (se indirekta utgifter nedan), interna överföringar, beräknade utgifter, kalkylmässiga reserveringar, räntor, böter, dröjsmålskostnader och rättegångskostnader. Dessutom kan fortbildningskostnader i regel inte godkännas i ERUF-projekt. Fortbildningen av projektpersonalen som arbetar för projektet är stödberättigad om fortbildningen stöder genomförandet av projektet och dess kostnader kan anses ingå i den projektansökan som godkänts.
I de undantagsfall, där utgifter för bl.a. kommunal eller statlig personal eller universitetspersonal kan godkännas som utgifter i projektet är det absolut nödvändigt att för varje person föra bok över det arbete som personen gjort för projektet och uträkningarna skall grunda sig på de verkliga löne- och socialkostnaderna.
Indirekta utgifter är utgifter som uppkommer genom tjänster och annan verksamhet, som samtidigt utnyttjas av både instansens normala verksamhet och projektverksamheten (bl.a. ekonomiförvaltningen, adb-system, värme, elektricitet, telefon, postning). Om det är nödvändigt att avsätta indirekta utgifter på projektet, bör det göras i enlighet med allmänt godkända bokföringsregler. Utgifterna skall basera sig på verkliga utgifter och det bör tydligt klarläggas på vilket sätt fördelningen av utgifterna sker.
Till början av sidan 7 Samarbetsprojekt, partnerprojekt
I ett samarbetsprojekt deltar förutom den ansvariga parten en utomstående organisation. Den ansvariga parten deltar åtminstone i beredningen av projektet, koordineringen och i olika organ (styrgruppen, projektgrupper och arbetsgrupper). Lednings- eller koordineringsansvaret för projektet ligger på den organisation som gjort ansökan. Detta innebär att den utomstående parten skall leverera material, rapporter och ekonomiska utredningar som har med projektet att göra till den organisation som ansökt om projektet. Detta förfarande nämns i samarbetsavtalet. I avtalet definieras också partnerns övriga plikter gentemot den ansvariga parten. Innehållet i avtalet kan variera beroende på projektens behov. Samarbetsavtalet skall bifogas till finansieringsansökan. Avtalsmodeller fås av programavtalets koordinator.
Till början av sidan 8 Rapportering och uppföljning
Varje ansvarig/projektchef i ett projekt skall upprätthålla en EU-projektmapp i enlighet med bilaga 6. I mappen samlas alla centrala dokument som har att göra med projektet. En motsvarande mapp bör också skickas (kopior) till den finansierande myndigheten senast i samband med den sista utbetalningsansökningen. Mappen gör arkiveringen av projektets dokument mer systematisk och det är lättare att hitta alla nödvändiga handlingar vid EU-granskningar.
De uppgifter som fås genom projektets dokument används av Västra Finlands miljöcentral och administrations- och verifieringsmyndigheterna för uppföljning. Sökanden är också skyldig att vid behov ge den information som EU-programmets officiella utvärderare behöver.
Sökanden skall halvårsvis fylla i uppföljningsblanketten för resultatinformation (perioderna 1.1-30.6. och 1.7.-31.12.) via EURA2007-systemet senast 31.8. och 31.1. Mellanrapporten skall innehålla en översikt över hur projektplanen genomförts (verksamhet, kostnader och finansiering). Sökanden skall ge svaren både som pappersversion med underskrift och i elektroniskt format. Uppföljningsblanketten skall också fyllas i då projektet avslutas.
Till den sista utbetalningsansökan skall bifogas en slutrapport, som godkänts av styrgruppen.
Till början av sidan 9 Information
Enligt kommissionens förordning (EG) 1828/2006 skall man informera om de projekt som får EU-stöd. Ansvaret för projektinformationen ligger på den som beviljats stöd. Informationen bör alltid innehålla ett omnämnade om att EU deltar i projektet. Det rekommenderas även att det nämns vem som beviljat finansieringen. För att kunna genomföra informationen planmässigt är det skäl att utarbeta en informationsplan för projektet.
Det är obligatoriskt att använda EU-flaggan och Hävkraft från EU-logotypen i allt material som produceras för elektronisk och skriftlig kommunikation. I samband med EU-flaggan bör finnas texten "Europeiska unionen" och "Europeiska regionala utvecklingsfonden". Det visuella utseendet som planerats för strukturfondskommunikation kan användas i projektens information.
Informationsmaterialet skall arkiveras tillsammans med övrigt projektmaterial så att man senare kan verifiera att förpliktelserna uppfyllts.
Strukturfondernas grafiska anvisningar och logotyper hittar du här:
Rakennerahastot.fi - för myndigheter
Till början av sidan 10 Uppbevaring av dokument
Alla projektets dokument bör uppbevaras så att de är skyddade från att förstöras, skadas och obehörigt bruk. Ursprungliga verifikat skall uppbevaras så att de utan problem kan kontrolleras. Stödtagaren skall uppbevara projektets dokument och verifikat så att de är tillgängliga för granskarna fram till slutet av år 2020. Den som beviljats stöd måste i den första ansökningen om utbetalning meddela var originalhandlingarna uppbevaras.
Till början av sidan 11 Fortsatt finansiering
Större projekt kan finansieras i flera rater (t.ex. på årsbasis). Om den första ansökningen innehåller totalbudgeten för projektet och finansieringsbehovet på årlig basis, behöver inte en ansökan om fortsatt finansiering göras.
Till början av sidan 12 Förlängning
Projektets längd har inte definierats med särskilda bestämmelser. I projektansökan definieras tiden enligt åtgärderna, det lönar sig alltid att reservera några extra månader för rapportering och överraskande fördröjningar. För hela projekttiden kan man av motiverade skäl ansöka om förlängning. Sökanden skall skicka en fritt formulerad ansökan om förlängning till ELY-centralen i Södra Österbotten innan genomföringstiden som godkänts i beslutet går ut. I ansökan bör finnas styrgruppens åsikt om huruvida förlängningen är nödvändig.
Till början av sidan 13 Övervakningen av hur stödet används
Strukturfondsrevisionen centraliseras till revisionsmyndigheten, som verkar i samband med finansministeriets controller-funktion. Utöver detta kan revisioner utföras av Statens revisionsverk, administrations- och verifieringsmyndigheterna (arbets- och näringsministeriet) samt ministeriet inom eget förvaltningsområde. Dessutom har EU:s revisionsorgan rätt att granska de projekt som fått EU-finansiering. Granskningen kan även riktas mot projektets underleverantörer, vilket bör noteras i de avtal som görs med underleverantörerna.
Projektet övervakas av en övervakare som utnämnts av ELY-centralen i Södra Österbotten. Övervakaren försäkrar sig på plats om att de uppgifter som getts om produkter och tjänster som utarbetats i projektet stämmer. Dessutom svarar övervakaren på frågor om hur finansieringen beviljas, används och utbetalas.
För övervakningens skull är den som fått stödet skyldig att spara och visa allt bokföringsmaterial och övriga handlingar. Den som fått stödet är skyldig att assistera vid granskningarna.
Till början av sidan 14 Skyldigheten att återbetala stöd
Om stödet har använts till kriminell eller ohederlig verksamhet eller till annat än vad stödet beviljats till, eller om det vid ansökan om stöd på väsentliga punkter uppgetts felaktiga uppgifter eller undanhållits faktorer som skulle ha haft en betydande inverkan på beviljandet av stödet eller om den som fått stödet inte följt villkoren i bidragsbeslutet, skall den del av stödet som har utbetalts på felaktiga grunder återbetalas till Västra Finlands miljöcentral. Även då projektet beviljats stöd för att skaffa egendom och ägo- eller besittningsrätten överlåtits före fem år förflutit från stödets utbetalningsdatum, kan ELY-centralen i Södra Österbotten kräva att stödet skall återbetalas. På det stöd som skall återbetalas skall erläggas ränta i enlighet med räntefoten som nämns i räntelagens (633/1982) 3 § 2 mom. (ändr. 340/2002) med ett tillägg på tre procentenheter.
Till början av sidan 15 Straffrättsliga följder
Vid ohederligt förfarande gällande stödet och missbruk av stödet tillämpas det som stadgas i strafflagen 29 kap. 5–8 § och 36 kap. 1–3 §.
Till början av sidan Tilläggsinformation ges på Närings-, trafik- och miljöcentralen i Södra Österbotten av
Miljöprojekt
Hannele Kekäläinen, tfn 040 520 0771, fornamn.efternamn@ely-centralen.fi
Finansieringsansökningar och -beslut
Hans Rönnholm, tfn 0400 365 655, fornamn.efternamn@ely-centralen.fi
Till början av sidan
|