Selvitys arvioi rakennetun ympäristön tietojärjestelmän roolia asiakirjojen säilyttämisessä – toteutuksessa varmistettava arkistoinnin mahdollisuus tulevaisuudessa

Uutinen 24.5.2022 klo 12.22
 

Kevään aikana tehdyssä selvitystyössä on arvioitu rakennetun ympäristön tietojärjestelmän roolia arkistoinnissa eli asiakirjojen pysyvässä sälyttämisessä. Selvitys päätyy suosittamaan, ettei tietojärjestelmä ensimmäisessä vaiheessa toimisi arkistona kuntien puolesta. Toteutuksessa tulee kuitenkin varmistaa, että järjestelmässä on toimintaedellytykset arkistoinnin mahdollistamiseksi tulevaisuudessa.

Alueidenkäytön ja rakentamisen tiedot syntyvät kuntien ja maakuntien liittojen perustehtävissä. Jatkossa organisaatiot julkaisevat näitä tietoja rakennetun ympäristön tietojärjestelmään. Tiedonhallintalain mukaan aineisto on säilytettävä tietojärjestelmässä niin kauan kuin sitä käytetään. Kun käyttötarkoitus raukeaa, on aineisto joko tuhottava tai säilöttävä pysyvästi.

”Eri kuntien edustajat ovat ottaneet yhteyttä ja kysyneet, vaikuttaako tuleva tietojärjestelmä arkistointivelvollisuuksiin. Halusimme selvittää asian perusteellisesti”, kertoo työhön ympäristöministeriöstä osallistunut Tuija Pakkanen.

Selvityksen tekivät Suomen ympäristökeskuksen toimeksiannosta Ramboll Finland Oy, Gravicon Oy, Ubigu Oy ja Gofore Oyj.

Selvityksessä vertailtiin erilaisia vaihtoehtoja

Selvityksessä tuotettiin lista teknisistä ja toiminnallisista vaatimuksista, jotka täyttämällä rakennetun ympäristön tietojärjestelmä voisi toimia tarvittaessa myös arkistona. Erilaisten vaihtoehtojen kautta vertailtiin arkistotehtävän laajuutta ja kunnille vaihtoehdoista syntyviä hyötyjä.

Erityisesti selvitettiin, millä edellytyksillä rakennetun ympäristön tietojärjestelmä voisi toimia kunnissa kaavoituksen ja rakennusvalvonnan aineistojen sähköisenä arkistona. Lisäksi tutkittiin nykyisen lainsäädännön riittävyyttä, ja mitä arkistointi vaatisi järjestelmältä teknisesti.

Rakennetun ympäristön tietojärjestelmän perustoiminnallisuudet tulevat käyttöön vuonna 2024, mistä kehittäminen jatkuu. Jo ensimmäisessä vaiheessa varmistetaan, että järjestelmässä aineistot voidaan säilyttää ja hallinnoida eheästi – tarvittaessa pitkäänkin. Näin tiedonhallintalain vaatimukset täyttyvät.

Selvityksessä ei suositella, että tietojärjestelmän ensimmäinen toteutus toimisi arkistona kuntien puolesta. Rakennetun ympäristön tietojärjestelmän mahdollisesta roolista arkistona myöhemmissä toteutusvaiheissa ei ole tehty vielä päätöstä. Tietojärjestelmää rakennettaessa kuitenkin varmistetaan, että järjestelmässä on toimintaedellytykset, joilla arkistointi voidaan tarvittaessa mahdollistaa tulevaisuudessa.

Tutustu tarkemmin

Lisätietoja

Teemu Pekkanen, projektipäällikkö, Tietojärjestelmän rakennustietovaranto
p. 029 525 1211 etunimi.sukunimi@syke.fi Suomen ympäristökeskus

Seija Lonka, projektipäällikkö Tietojärjestelmän alueidenkäytön tietovaranto
p. 029 525 1025 etunimi.sukunimi@syke.fi Suomen ympäristökeskus

Tuija Pakkanen, erityisasiantuntija
p. 029 525 0155 etunimi.sukunimi@gov.fi ympäristöministeriö, rakennetun ympäristön osasto